○東神楽町文書管理規程

平成14年4月1日

訓令第3号

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか情報(東神楽町情報公開条例(平成12年条例第39号)第2条第2号に定めるものをいう。以下同じ。)の分類、整理及び保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

(保存期間)

第2条 情報の保存期間は別表のとおりとする。

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書(東神楽町情報公開条例(平成12年条例第39号)第2条第2号に定める文書をいう。以下同じ。)及び時効が完成するまでの間保存が必要な文書については、それぞれ法令に定める期間又は時効期間とする。

3 図画、写真、フィルムについても、特に定めのない限り前項の文書と同じように扱うものとする。

4 電磁的記録(東神楽町情報公開条例(平成12年条例第39号)第2条第2号に規定する電磁的記録をいう。以下同じ。)については、第2項の文書として整理、保存されている場合、この限りではない。

(保存期間の起算日)

第3条 保存期間の起算日は、次の各号に定める日とする。

(1) 暦年により処理する文書 当該文書の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日

(2) 年度により処理する文書 当該文書の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日。ただし、出納整理期間中に完結した前年度会計に係る文書については、完結した年度の4月1日

(簿冊目録)

第4条 総務課長は、事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を管理し、その検索をすみやかに行わせるために、分類、名称等を記載した書類(以下「簿冊目録」という。)を備えつけなければならない。

2 前項の簿冊目録は、電磁的記録により調製することができる。

(文書分類表)

第5条 文書は、全て別に定める文書分類表により分類して整理しなければならない。

2 主務課長は、前項の文書分類表に変更の理由が生じたときは、総務課長と協議しなければならない。

(文書分類基準表)

第6条 主務課長は、自ら保管する文書についてあらかじめ文書の保存期間、分類等を記載した文書分類基準表(様式第1号。以下「基準表」という。)を作成しなければならない。

2 前項の基準表は、総務課長と協議の上決定しなければならない。これを変更する場合もまた同様とする。

(完結文書の整理)

第7条 完結文書の整理は、次の各号に定めるところにより主務課において行わなければならない。

(1) 基準表に従って文書を区分し、総務課長の指定する簿冊により整理する。

(2) 整理単位は年度による。ただし、年度によることが適当でない文書は、暦年により整理することができる。

(3) この規定にかかわらず、図面、写真等は、適切な方法で編集することができる。

(4) 整理した簿冊には、総務課長が指定する背表紙を貼付しなければならない。

(5) 必要に応じて文書目録(別記第2号様式)を作成できる。

(簿冊の登録)

第8条 主務課長は、前条の規定により簿冊の整理が完了したときは、簿冊目録に登録するため、総務課長の指定したときまでに通知しなければならない。新規に簿冊が発生したときも同様とする。

2 総務課長は、前項の通知を受けたときは、新たに簿冊目録に登録しなければならない。

(保管文書)

第9条 前2項の規定により整理した簿冊のうち、次の各号に掲げるもの(以下「保管文書」という。)は、主務課において事務室内の一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(1) 保存期間の起算日から、1年を経過していない文書

(2) 前号以外の文書で、総務課長との協議により事務室内保管が適当であると認められた文書

(3) 庁外各施設における全ての完結文書

(保存文書)

第10条 前条各号以外の簿冊は、総務課長が指定する文書保管書庫(以下「書庫」という。)において保存しなければならない。

(簿冊の引継ぎ)

第11条 主務課長は、前条の規定により総務課において保存する簿冊(以下「保存文書」という。)を、総務課長の指示によって書庫に保存し、総務課長に引き継がなければならない。

2 総務課長は、前項の引継ぎを受けたときは、その整理、格納方法等を審査し、訂正又は整備の必要があると認めたものについては、主務課長に補修させることができる。

(保存文書の貸出し等)

第12条 保存文書を借受け、又は閲覧しようとする者は、総務課長の許可を受けなければならない。

2 前項により、保存文書を書庫外へ持ち出す場合は、保存文書持出し簿(別記第3号様式)によって、許可を受けるものとする。

(貸出文書の取扱い)

第13条 前条の規定により許可を受けた保存文書(以下「貸出文書」という。)は、これを転貸し、抜取り、取替え、訂正し、又は部外に持出してはならない。

2 貸出文書を損傷又は紛失したときは、直ちにその旨を総務課長に届出て、その指示を受けなければならない。

3 総務課長は、文書管理上必要があると認めたときは、貸出しを中止し、又は貸出期間中であっても貸出文書を返納させることができる。

(保存文書の貸出期間)

第14条 第12条の規定による貸出期間は、7日以内とする。ただし、期間内に返納できないときは、新たに同条の手続きを経るものとする。

(貸出文書の返納等)

第15条 貸出文書を返納しようとするとき又は閲覧を終えたときは、総務課長に報告しなければならない。

(準用規定)

第16条 第12条から前条までの規定は、保管文書の貸出し等について準用する。この場合において「保管文書」は「主務課保管文書」に、「総務課長」は「主務課長」に、「総務課担当者」は「主務課担当者」にそれぞれ読み替えるものとする。

(廃棄)

第17条 保存文書で保存期間の満了したものは、総務課において保存文書廃棄指示書(別記第4号様式)を作成し、主務課長に協議の上廃棄するものとする。

2 保管文書で保存期間の満了したものについても同様とする。

3 主務課長は、前項の規定により保存文書を廃棄したときはすみやかに総務課長に報告しなければならない。

4 第1項及び第2項の規定により保存文書を廃棄する場合、他に悪用される恐れがあると認められるものは、焼却し、又は裁断するなど適切な措置を講じなければならない。

(廃棄の特例)

第18条 主務課長は、保存期間が永年である文書又は保存期間満了前の文書であっても保存の必要がないと認めるものは、前条の規定に準じて、総務課長に協議の上廃棄することができる。

(保存の延長)

第19条 第17条の規定にかかわらず保存期間の満了した文書のうち、なお保存の必要があると認められるものは、次の各号の定めるところにより引続き保存することができる。

(1) 保存文書 主務課長は、簿冊変更通知書(別記第5号様式)により総務課長の承認を得なければならない。

(2) 保管文書 主務課長の決裁を経て、その旨を総務課長に報告しなければならない。

2 総務課長は、前項第1号に規定する申請があったときは、その諾否を決定し、主務課長に通知しなければならない。

(書庫の管理)

第21条 書庫は、総務課において管理するものとする。

2 前項以外の書庫(以下「フロア書庫」という。)は主務課において管理する。ただし、総務課長が必要と認めたときは、総務課において管理することができる。

3 総務課長は、文書の損傷防止のため常に書庫の通気及び防湿等に注意し、保存文書の品質の保持に努めなければならない。

4 書庫及びフロア書庫内では、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

5 総務課の担当者は、書庫入室の際書庫内を巡視し、異常の有無を確かめなければならない。

(町史資料)

第22条 廃棄を決定した文書であって、町の歴史資料として長期保管することが適当と認められるものについては、町史編さんに関する事務を所掌する課に引継ぐものとする。

(委任規定)

第23条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。

附 則

1 この規程は、平成14年4月1日から施行する。

2 これ以前に保存されている文書については、なお従前の例による。

附 則(平成18年訓令第4号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令第6号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

別表 略

様式 略

東神楽町文書管理規程

平成14年4月1日 訓令第3号

(平成23年4月1日施行)