○東神楽町公文書管理規則
令和4年3月28日
規則第4号
(趣旨)
第1条 この規則は、東神楽町公文書管理条例(令和4年条例第2号。以下「条例」という。)第9条第1項の規定に基づき、別に定めるものを除くほか、町長の権限に属する事務に係る公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 公文書 条例第2条第2号に規定する公文書のうち町長が保有しているものをいう。
(2) 重要公文書 条例第2条第3号に規定する重要公文書のうち町長が保有しているものをいう。
(3) 簿冊 相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る)を一の集合物にまとめたものをいう。
(4) 簿冊等 単独で管理することが適当であると認める公文書及び簿冊をいう。
(5) 課 東神楽町行政組織条例(平成27年条例第2号)に定める課等をいう。
(6) 課長 前号に掲げる課の長をいう。
(文書主管課長等の設置)
第3条 公文書の管理に関する事務を統括するため、文書主管課長を置き、総務課長をもって充てる。
2 課における公文書の管理に関する事務を統括するため、課に文書管理責任者を置き、課長をもって充てる。
3 課における文書の収受(文書を受け取り、その到達を確認することをいう。以下同じ。)及び公文書の受付、配布、保管、廃棄等に関する事務を処理するため、課に文書主任(以下「主任」という。)を置き、文書管理責任者が指名する者をもって充てる。
(主任の職務)
第4条 主任は、文書管理責任者の命を受けて、文書を正確かつ迅速に取り扱うよう努め、課内の文書に関する次に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書の収受並びに公文書の受付、配布及び発送手続に関すること。
(2) 公文書の編さん、保存期間の設定等に関すること。
(3) 公文書の保管及び廃棄に関すること。
(4) その他文書事務に関し必要なこと。
(到達文書の処理)
第5条 到達した文書は、別に定めるところにより、速やかに処理されなければならない。
(公文書の作成)
第6条 文書管理責任者は、条例第3条の規定に基づき公文書が適正に作成されるよう、職員に対し必要な指示を行うものとする。
2 職員は、事案に係る意思決定を行う場合は、公文書を作成し、所定の決裁を受けなければならない。ただし、軽易なもの及び緊急の取扱いを要するものについては、この限りでない。
3 職員は、事案の報告を行う場合は、公文書を作成し、所定の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なもの及び緊急の取扱いを要するものについては、この限りでない。
(公文書の編さん)
第7条 職員は、条例第5条第1項の規定により公文書を簿冊にまとめるときは、別に定めるところによらなければならない。
(簿冊等の分類、名称及び保存期間等)
第8条 職員は、文書主管課長が別に定める基準に従い、公文書を分類するとともに、名称を付し、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
2 前項の名称は、当該簿冊等に係る事務及び事業の性質、内容等を分かりやすく示すものでなければならない。
(1) 条例第4条第4項に規定する重要公文書に該当する簿冊等 永年
(2) 法令等に保存期間の定めのある公文書若しくは時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある公文書又はこれらがまとめられた簿冊 当該法令等に定める期間又は当該時効の期間を考慮して文書管理責任者が定める期間
(3) 軽易な公文書であって1年以上の保存期間を定める必要がないもの又はこれらがまとめられた簿冊 当該簿冊等に係る事案を遂行する上で保存する必要があると文書管理責任者が認める期間
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの期間
(2) 現に係属している訴訟に関係するもの 当該訴訟(当該訴訟の上訴を含む。)が終結するまでの期間
(3) 審査請求がなされた事案に関係するもので当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年を経過していないもの 当該裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 東神楽町情報公開条例(平成12年条例第39号)第5条の規定による公開又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第76条第1項、第90条第1項若しくは第98条第1項の規定による開示、訂正若しくは利用停止の請求があったもの 当該請求に対する諾否の決定の日の翌日から起算して1年間
(5) その他職務の遂行上保存期間の延長が必要であると認められるもの 当該職務の遂行上必要とする期間
(保存期間の起算日)
第9条 簿冊等の保存期間の起算日は、別に定める当該簿冊等が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、前条第4項第3号に掲げる簿冊等でこれによることが適当でないと文書管理責任者が認めるものについては、当該簿冊等が完結した日を起算日とする。
2 前項本文の規定にかかわらず、同一の事案について引き続き作成される簿冊等が複数ある場合においては、これらの簿冊等の保存期間の起算日は、当該事案に係る最後の簿冊等が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とすることができる。
(簿冊等の保管)
第11条 文書管理責任者は、前年度又は現年度に完結した簿冊等及び完結していない簿冊等を、別に定めるところにより、課の事務室内において保管しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、電磁的記録である簿冊等については、文書管理責任者は、その内容に応じた適切な場所に保管するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、別に定める簿冊等については、文書主管課長がこれを保管することができる。
(簿冊等の保存)
第12条 文書管理責任者は、前々年度に完結した簿冊等で保存期間が2年以上であるものを、文書主管課長に引き継がなければならない。ただし、文書主管課長が認める場合には、当該簿冊等を引き続き保管し、又は文書管理責任者が指定する場所において保存することができる。
2 前項の規定による場合のほか、文書管理責任者は、簿冊等の適正な管理の上で必要があると認めるときは、文書主管課長と協議の上、保管する簿冊等を文書主管課長に引き継ぐことができる。
3 文書主管課長は、前2項の規定により引継ぎを受けた簿冊等を所定の場所において保存しなければならない。
(公文書目録の作成)
第13条 文書管理責任者は、条例第6条第1項の規定に基づき、別に定めるところにより、公文書目録を作成しなければならない。
(保存期間が満了する簿冊等の取扱い)
第14条 第10条の規定により廃棄する措置を採るべきことを定めた簿冊等について、保存期間が満了するときは、文書管理責任者は、当該措置の適否について検討を行い、必要に応じこれを変更するものとする。
2 文書管理責任者は、前項の規定に基づき検討を行った簿冊等のうち、なお廃棄する措置を採るべきこととした簿冊等について、文書主管課長に報告しなければならない。
(管理状況の報告等)
第16条 文書管理責任者は、公文書目録の作成状況その他の公文書の管理状況について、毎年度、文書主管課長に報告しなければならない。
(適用除外)
第17条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年規則第6号)抄
(施行期日)
1 この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別表
保存期間 | 該当する公文書 |
30年 | (1) 条例及び規則の制定改廃に関する公文書 |
(2) 議案、報告その他町議会に関する公文書 | |
(3) 職員の任免又は賞罰に関する公文書 | |
(4) 他市町村との廃置分合及び境界変更に関する公文書 | |
(5) 本町域内の災害に関する公文書(災害対策本部が設置され、特に被害が甚大だったもの。) | |
(6) 褒章、叙位、叙勲及び表彰に関する公文書 | |
(7) 町長及び副町長の事務引継に関する公文書 | |
(8) 町の総合計画及び基本方針に関する公文書 | |
(9) 特に重要な事務及び事業の計画に関する公文書 | |
(10) 次に掲げる公文書であって、10年を超えて業務に使用する必要があるもの ア 訓令、告示その他の例規の制定改廃に関する公文書 イ 要綱、要領、指針等の制定改廃に関する公文書 ウ 個人又は法人の権利義務の得喪に係る審査基準等の制定改廃に関する公文書 エ 訴訟及び審査請求に関する公文書 オ 契約、工事設計等に関する公文書 カ 財産の取得及び処分に関する公文書 キ 本町が関与した団体等の設置又は廃止に関する公文書 ク 統計に関する公文書 ケ 予算編成及び決算調製に関する公文書(各会計の予算編成及び決算調製の事務を分掌している課が保有しているものに限る。) コ 国、北海道又は他市町村との協議決定に関する公文書 | |
(11) その他10年を超えて業務に使用する必要があると認める公文書 | |
10年 | (1) 訓令、告示その他の例規の制定改廃に関する公文書(30年の欄第10号に該当するものを除く。) |
(2) 重要な事務及び事業の計画に関する公文書 | |
(3) 要綱、要領、指針等の制定改廃に関する公文書(30年の欄第10号に該当するものを除く。) | |
(4) 個人又は法人の権利義務の得喪に係る審査基準等の制定改廃に関する公文書(30年の欄第10号に該当するものを除く。) | |
(5) 公文書の廃棄等の記録を取りまとめた公文書 | |
(6) 次に掲げる公文書であって、5年を超えて業務に使用する必要があるもの(30年の欄第10号に該当するものを除く。) ア 個別の事業及び各種制度に係る計画(第1号に該当するものを除く。)、実施及び報告に関する公文書 イ 訴訟及び審査請求に関する公文書 ウ 契約、工事設計等に関する公文書 エ 財産の取得及び処分に関する公文書 オ 本町が関与した団体等の設置又は廃止に関する公文書 カ 統計に関する公文書 キ 予算編成及び決算調製に関する公文書(各会計の予算編成及び決算調製の事務を分掌している課が保有しているものに限る。) ク 行財政改革及び行政評価に関する公文書(行財政改革及び行政評価の総括の事務を分掌している課が保有しているものに限る。) ケ 国、北海道又は他市町村との協議決定に関する公文書 | |
(7) その他5年を超えて業務に使用する必要があると認める公文書(30年の欄に該当するものを除く。) | |
5年 | (1) 会計経理に関する公文書 |
(2) 職員の人事に関する公文書のうち、軽易なもの | |
(3) 町政に重要な影響を与えた町政要望に関する公文書 | |
(4) その他3年を超えて業務に使用する必要があると認める公文書(30年の欄及び10年の欄に該当するものを除く。) | |
3年 | (1) 給与の支払に関する公文書 |
(2) 常例的事務の執行に必要な公文書 | |
(3) 申請、報告及び届出等に関する公文書 | |
(4) 会議、講習及び研修事業に関する公文書 | |
(5) その他1年を超えて業務に使用する必要があると認める公文書(30年の欄、10年の欄及び5年の欄に該当するものを除く。) | |
1年 | (1) 文書の収受並びに公文書の受付及び発送に関する公文書 |
(2) 事務及び事業の実施に関するもので軽易な公文書 | |
(3) 照会、回答及び通知等で軽易な公文書 | |
(4) その他1年を超えて業務に使用する必要がないと認める公文書 |