○東神楽町公文書管理条例
令和4年3月15日
条例第2号
(目的)
第1条 この条例は、公文書が町民の知る権利を具体化するために必要な町民共有の財産であることに鑑み、公文書管理の基本的事項を定め、公文書の適正な管理並びに町政上重要な公文書の保存を図ることにより、現在及び将来にわたり町の説明責任を全うし、もって効率的で、公正かつ透明性の高い行政運営を確保することを目的とする。
(1) 実施機関 町長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、公営企業管理者、議会及び東神楽町土地開発公社をいう。
(2) 公文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。
(3) 重要公文書 公文書のうち、町政の重要事項に関わり、将来にわたって町の活動又は歴史を検証する上で重要な資料となるものをいう。
(4) 公文書管理システム 公文書の発生から廃棄までの公文書の流れ全体を管理するコンピュータ上のシステムをいう。
(公文書の作成)
第3条 実施機関の職員は、第1条の目的の達成に資するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、公文書を作成しなければならない。
(公文書の整理)
第4条 実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、規則で定めるところにより、当該公文書に名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
2 実施機関は、前項の規定により公文書に付した名称並びに保存期間及び保存期間の満了する日を公文書管理システムにより管理するものとする。
3 実施機関は、職務の遂行上必要があるときは、その必要な限度において、公文書の保存期間及び保存期間の満了する日を、規則で定めるところにより、延長することができる。
4 実施機関は、重要公文書該当基準を別に定め、公文書について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、重要公文書に該当するものにあっては第10条第1項に規定する永年保存の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置を採るべきことを定めなければならない。
(公文書の保存)
第5条 実施機関は、公文書について、当該公文書の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
2 前項の場合において、実施機関は、当該公文書の集中管理の推進に努めなければならない。
(公文書目録)
第6条 実施機関は、公文書の管理を適切に行うため、規則で定めるところにより、公文書の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項(東神楽町情報公開条例(平成12年条例第39号)第6条及び第8条に規定する非公開情報に該当するものを除く。)を記載した目録(以下「公文書目録」という。)を作成しなければならない。ただし、1年未満の保存期間が設定された公文書については、この限りでない。
2 実施機関は、公文書目録を規則で定めるところにより、電子情報処理組織を使用する等の方法により、一般の閲覧に供しなければならない。
(保存期間が満了した公文書の取扱い)
第7条 実施機関は、保存期間が満了した公文書について、第4条第4項の規定により永年保存する場合を除き、廃棄しなければならない。
2 実施機関は、保存期間が満了した公文書について、保存期間を延長する必要が生じたときは、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
(公文書管理体制の整備)
第8条 実施機関は、公文書を適正に管理するために必要な体制を整備しなければならない。
2 公文書管理規則等には、公文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 作成に関する事項
(2) 整理に関する事項
(3) 保存に関する事項
(4) 公文書目録の作成に関する事項
(5) 廃棄に関する事項
(6) 管理状況の報告に関する事項
(7) 管理体制の整備に関する事項
(8) その他公文書の管理に必要な事項
3 実施機関は、公文書管理規則等を設けたときは、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。
(重要公文書の保存)
第10条 実施機関は、重要公文書について、次条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、永年保存しなければならない。
2 実施機関は、重要公文書について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
(重要公文書の廃棄)
第11条 実施機関は、重要公文書として保存されている文書がその重要性を失ったと認める場合には、当該文書を廃棄することができる。
2 前項の規定により重要公文書を廃棄する場合に、実施機関は有識者に意見を求めることができる。
(研修)
第12条 実施機関は、当該実施機関の職員に対し、公文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
(他の制度との調整)
第13条 この条例は、法令又は他の条例の規定により、公文書の管理について定められている場合については、適用しない。
2 前項に規定するもののほか、この条例は、公文書のうち次に掲げるものに適用しない。
(1) 図書館その他の町の施設において一般の利用に供することを目的として管理しているもの
(2) 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他の刊行物で不特定多数の者に販売することを目的として、実施機関以外のものにより発行されるもの
(委任)
第14条 この条例に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、実施機関が定める。
附則
(施行期日)
1 この条例は、令和4年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 施行日前に作成し、又は取得した公文書の保存期間は、実施機関が現に定めている保存期間とする。
3 前項の規定にかかわらず、施行日前に作成し、又は取得した公文書で、実施機関により10年を超える保存期間が定められているもののうち次に掲げるもの以外のものの保存期間は、当該公文書に係る事案の処理が完結した日(4月1日から5月31日までの間に完結した前年度予算に係る公文書にあっては、同年度の末日)の属する年度の翌年度の4月1日から起算して30年間とする。
(1) 法令等により保存期間の定めのある公文書
(2) 時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある公文書
4 前項の規定により施行日の前日前に保存期間が満了することとなる公文書については、施行日の前日を保存期間が満了する日とみなす。
(経過措置に係る公文書の保存期間の延長)
5 実施機関は、前2項の規定により施行日の前日に保存期間が満了し、又は同日を保存期間が満了する日とみなす公文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、保存期間及び保存期間が満了する日を延長することができる。