(目的)

第1条　この規程は、事務の処理を適正にし、かつ能率的な運営を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書の種類)

第3条　公文書(東神楽町情報公開条例第2条第2号に定める文書をいう。以下同じ。)の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。

(事務処理の原則)

第4条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(文書記述の原則)

第5条　文書を作成するときは、別に定める東神楽町公用文規程(平成14年訓令第4号)により、簡潔かつ明瞭に表現しなければならない。

(文書の取扱)

第6条　文書は、常にていねいに取り扱うとともに、受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

(諸帳簿)

第7条　総務課に文書収受印(別記第1号様式)、特殊文書収受簿(別記第2号様式)、令達簿(別記第3号様式)及び郵便物等発送簿(別記第4号様式)を置く。

(収受文書の処理)

第8条　役場庁舎に到達した文書は、総務課において収受し、次に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

(収受文書の配布)

第9条　前条の規定により収受又は処理された文書は、次の各号により主務課の文書・情報管理主任に配布しなければならない。この場合、主務課が明らかでないものについては、総務課において開封し、総務課長が主務課を決定する。

(町長あての親展文書)

第10条　前条第1項の規定にかかわらず、町長あての親展文書は、総務課長に配布する。

(収受文書の特別閲覧)

第11条　総務課長は、収受文書のうち、至急町長の閲覧に供すべきであると認められるもの又は異例にわたると認められるものについては、主務課に配布する前に町長の閲覧に供さなければならない。

(執務時間外に到達した文書の処理)

第12条　執務時間外に到達した文書の取扱いについては、別に定める。

(課における収受文書の取扱)

第13条　文書・情報管理主任は、総務課から配布を受けた収受文書を受領するとともに、当該文書を点検し、特別の扱いを要するもののほか、課長等の閲覧に供さなければならない。

(処理方針)

第14条　課長等は、収受文書を閲覧し、自ら処理するもののほかは、当該事務を担当する参事、課長補佐等又は係長等に処理方針及び処理期限を示して処理させなければならない。

(報告)

第15条　文書の配布若しくは決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は主管の事務に関する資料を得たときは、次条に掲げる起案用紙による処理、付せん紙による処理、文書の余白による処理、帳簿による処理、口頭その他の方法により、上司及びその内容に関係のある事務を主管する他の課等に報告しなければならない。

(決定書案の作成)

第16条　決裁権者は、必要があるときは、起案責任者(決裁権者の直近下位の職(決裁権者を補佐する職を除く。)にある者をいう。以下同じ。)に必要な処理の方針を指示して決定書案を作成させなければならない。この場合において、起案責任者が不在のときは、当該起案責任者の下位の職にある者に順次その事務を代行させるものとする。

(起案の方法)

第17条　決定書案の起案は、起案用紙(別記第6号様式)を用い、次に定めるところにより行わなければならない。ただし、別に定めのある場合は、この限りでない。

(例文処理)

第18条　令達文書(訓令を除く。)、一般文書及び法令の規定により様式が定められている文書のうち、常例の案文によることができる事案についての起案は、当該案文についてあらかじめ決裁権者の承認を受けた後、一定の帳簿により行うことができる。

(合議及び協議)

第19条　起案責任者は、決定書案が次の各号に該当するときは、当該各号に定めるところにより、必要な合議又は協議を行わなければならない。

第20条　決定書案の合議を受けた課長等は、当該決定書案について意見を異にするときは、その意見を添えて主務課に返付しなければならない。

第21条　起案責任者は、合議し、又は協議した決定書案が廃案となったときは、その旨を合議先又は協議先に通知しなければならない。

(総務課長等への合議)

第22条　次に掲げる決定書案は、事前に総務課長に合議しなければならない。ただし、総務課長の指定するものについては、この限りでない。

(決定書の処理)

第23条　決定書案について決定を受けたときは、決定書又は第22条の規定による帳簿にその決定年月日を記入しなければならない。

(口頭又は電話による事務の処理)

第24条　口頭又は電話による照会、回答、報告等の事項で重要なものについては、起案書を用い、事前に発議し、及びその経過を供覧しなければならない。この場合、通話先、通話時刻等必要事項を付記するものとする。

(国外通話発信の処理)

第25条　国外に電話を発信するときは、総務課長の承諾を得なければならない。

(事務処理の簡素化)

第26条　事案の処理について軽易なもの又は定例の事項については、例文を定め、又は帳票等に記載して処理するように努めなければならない。この場合、その処理を定めようとするときは、あらかじめ総務課長と協議するものとする。

(文書の公布等の処理)

第27条　法規文書、令達文書及び公示文書は、文書の区分ごとに令達簿に登載し、公布又は公表を必要とするものは、東神楽町公告式条例(昭和25年条例第26号)の定めるところにより処理しなければならない。

(既決文書の処理)

第28条　決裁の終わった文書で浄書、発送、その他施行を要するものは、速やかに処理しなければならない。この場合、起案文書にあっては、担当者において施行完了の日付を記入しなければならない。

(浄書の処理)

第29条　浄書を必要とする文書は、総務課長に合議のうえ主管課においてすみやかにこれを処理するものとする。

(校合)

第30条　文書を浄書したときは、必ず原議と校合しなければならない。

(発信者名)

第31条　文書の発信者名は、町長名(委任事務については、当該受任者名)を用いる。ただし、次の各号の一に該当する文書は、当該各号に定める発信者名をもってすることができる。

(発信連絡先)

第32条　施行文書のうち送付を要するものには、その本文の末尾に、主管の課名等当該文書についての連絡先を括弧を付して表示するものとする。

(文書の記号及び番号)

第33条　文書には、文書の記号及び番号をつけなければならない。ただし、軽易な文書については、「事務連絡」として処理することができる。

(公印の押印)

第34条　施行文書のうち送付を要するものには、公印を押さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(発送)

第35条　郵便等による文書の発送は、総務課において行うものとする。

(発送手続)

第36条　発送文書は、主務課において封入又は包装し、急を要する場合のほかは、総務課長が指定する時間までに総務課に回付しなければならない。この場合、書留、速達等特殊郵便等の扱いをする郵便物等及び大量に発送する郵便物等については、別に依頼しなければならない。

(総務課における発送手続)

第37条　総務課において発送文書を受けたときは、郵便物等発送簿に登載し、発送の処理をしなければならない。この場合、料金の支払いは、原則として料金後納の扱いで処理するものとする。

(発送の例外)

第38条　発送文書のうち、郵便等によることができないもの又は適当でないものについては、職員その他適宜の方法により送達することができる。この場合、主務課は、別に総務課に依頼しなければならない。ただし、職員により送達する場合は、この限りでない。

(文書の整理)

第39条　文書は、常に整理してその所在及び処理状況等を明確にするとともに、必要に応じて目的の文書が迅速に取り出せるよう体系的に分類し、管理しなければならない。

(文書の保管、保存等)

第40条　完結文書及び処理途中の文書は、伝票その他特別な扱いをすることが適当なものを除き、東神楽町公文書管理規則第8条(令和4年規則第4号)の規定により整理、保管しなければならない。

(電報及び電子郵便の発信)

第41条　公務上発信する電報及び電子郵便は、総務課において発信する。この場合、発信を必要とする課は、所定の用紙に電文又は通信文を記載し、総務課にその発信を依頼しなければならない。

(郵便切手等の要求)

第42条　郵便切手等を必要とするときは、総務課長にその交付を要求しなければならない。

(委任)

第43条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。