○東神楽町事務処理規程

平成14年4月1日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条~第11条)

第2章 収受及び配布(第12条~第17条)

第3章 事務の処理(第18条~第31条)

第4章 事務の施行及び発送(第32条~第42条)

第5章 文書の整理及び保存管理(第43条・第44条)

第6章 雑則(第45条~第47条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、事務の処理を適正にし、かつ能率的な運営を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 主務課 前号に掲げる課で、町の事務を処理するため公文書等に係る事案を所管する課をいう。

(3) 公文書等 東神楽町情報公開条例(平成12年条例第39号)第2条第2号に定める文書、図画、写真、フィルム又は電磁的記録をいう。

(4) 発議 町の意思を決定し、これを文書として具体化する基礎となる原案を作成することをいう。

(5) 合議 決裁を受けなければならない事務について、決裁権者が総合的に判断して的確な意思決定をすることができるよう関係職位と協議し、調整を行うことをいう。

(6) 決裁 町長の権限に属する事務について最終的にその意思を決定することをいう。

(公文書の種類)

第3条 公文書(東神楽町情報公開条例第2条第2号に定める文書をいう。以下同じ。)の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの

(2) 令達文書

 訓令 職務運営上の基本的事項等について補助機関又は職員に対し発する命令で、主として規程の形式をもってするもの

 達 特定の個人又は団体に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為若しくは不作為をを命令するために発するもの

 指令 申請書等に基づき特定の個人若しくは団体等に対して許可等の行政行為をするもの、又は一方的に指示命令するもの

 通達 補助機関又は職員に対し、法令の解釈、運用方針等職務上の細目的事項を指示し、その他一定の行為を命ずるもの

(3) 公示文書 公告、告示、公示、公表等特定の事項を不特定多数の人に知らしめるもの

(4) 一般文書 前各号に掲げる文書以外の公文書

(事務処理の原則)

第4条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

2 文書による事務の処理は、決裁を受けて行うものとする。

3 文書の処理は、正確かつ迅速に行い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

4 電磁的記録による公文書等の事務処理等については、軽易なものを除き、この規程の定めるところによる。

(文書記述の原則)

第5条 文書を作成するときは、別に定める東神楽町公用文規程(平成14年訓令第4号)により、簡潔かつ明瞭に表現しなければならない。

(文書の取扱)

第6条 文書は、常にていねいに取り扱うとともに、受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

2 秘扱い文書は、「秘」と朱書のうえ、特に細心の注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。

3 文書のとじ方は、特殊な場合を除き左とじとし、容易に分離しないようにとじなければならない。

(文書の総括)

第7条 総務課長は、文書の管理に関する事務を総括し、町における文書及びこれに付随する物品の収受、配布並びに完結文書の保存の事務を掌理する。

2 総務課長は、各課の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(文書管理責任者)

第8条 課長等(規則第4条第1項に規定する課長等をいう。以下同じ。)は、文書管理責任者として課内の文書整理を指揮し、常に職員をして文書の作成、保管、保存及び廃棄に習熟させ、事務処理の効率化に努めなければならない。

(文書・情報管理主任)

第9条 課長等の文書に関する職務を補佐させるため、課に文書・情報管理主任を置く。

2 文書・情報管理主任は、その課の参事(規則第4条第1項に規定する参事をいう。以下同じ。)、課長補佐等(規則第4条第2項に規定する課長補佐等をいう。以下同じ。)、係長等(規則第4条第3項に規定する係長等をいう。以下同じ。)のうちから課長が任命する。

3 課長等は、文書・情報管理主任を任命若しくは変更したときは、直ちにその職氏名を総務課長に通知しなければならない。

(文書・情報管理主任の職務)

第10条 文書・情報管理主任は、課長等の命を受け、その課内における次の各号に掲げる事務を行う。

(1) 文書、資料、図書等の整理、保管、廃棄等に関すること。

(2) 課内の書類保管環境の整備に関すること。

(3) その他文書管理事務の実施、改善に関すること。

(諸帳簿)

第11条 総務課に文書収受印(別記第1号様式)、特殊文書収受簿(別記第2号様式)、令達簿(別記第3号様式)及び郵便物等発送簿(別記第4号様式)を置く。

2 主務課に文書管理簿(別記第5号様式)を置く。

第2章 収受及び配布

(収受文書の処理)

第12条 役場庁舎に到達した文書は、総務課において収受し、次に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

(1) 親展でない文書は、開封のうえ、文書の欄外に収受日付印を押印すること。

(2) 書留文書及び不服申立て、訴訟、その他到達の日時が権利の得喪に関する文書並びに電報、電子郵便は、文書又はその表皮に文書収受印を押すとともに、その内容及び収受の日時(書留文書については、収受の日時を除く。)を記し、取扱者が押印の上、特殊文書収受簿に登記する。

(3) 文書その他の郵便物等及びこれに類する物品等の収受に関し、送達証明の請求があるときは、その取扱者において受領書を交付し、又は受領印を押すものとする。

(収受文書の配布)

第13条 前条の規定により収受又は処理された文書は、次の各号により主務課の文書・情報管理主任に配布しなければならない。この場合、主務課が明らかでないものについては、総務課において開封し、総務課長が主務課を決定する。

(1) 2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に決定する。

(2) 前条第2号に規定する文書の配布にあたっては、文書・情報管理主任の証印を徴するものとする。

2 他の機関の文書及び私文書については、前項の規定を準用する。

(町長あての親展文書)

第14条 前条第1項の規定にかかわらず、町長あての親展文書は、総務課長に配布する。

2 前項の親展文書は、町長自ら開封するものとする。ただし、町長が公務出張等により不在のときは、総務課長が開封するものとする。

(収受文書の特別閲覧)

第15条 総務課長は、収受文書のうち、至急町長の閲覧に供すべきであると認められるもの又は異例にわたると認められるものについては、主務課に配布する前に町長の閲覧に供さなければならない。

(執務時間外に到達した文書の処理)

第16条 執務時間外に到達した文書の取扱いについては、別に定める。

(課における収受文書の取扱)

第17条 文書・情報管理主任は、総務課から配布を受けた収受文書を受領するとともに、当該文書を点検し、特別の扱いを要するもののほか、課長等の閲覧に供さなければならない。

2 課長等は、配布を受けた文書のうち、誤配その他により当該課の主管でないと決定した文書は、速やかに総務課に返戻するものとし、各課相互に受渡してはならない。

第3章 事務の処理

(処理方針)

第18条 課長等は、収受文書を閲覧し、自ら処理するもののほかは、当該事務を担当する参事、課長補佐等又は係長等に処理方針及び処理期限を示して処理させなければならない。

2 参事、課長補佐等又は係長等は、当該事案の事務担当者を定め、この処理に努めなければならない。

(報告)

第19条 文書の配布若しくは決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は主管の事務に関する資料を得たときは、次条に掲げる起案用紙による処理、付せん紙による処理、文書の余白による処理、帳簿による処理、口頭その他の方法により、上司及びその内容に関係のある事務を主管する他の課等に報告しなければならない。

(決定書案の作成)

第20条 決裁権者は、必要があるときは、起案責任者(決裁権者の直近下位の職(決裁権者を補佐する職を除く。)にある者をいう。以下同じ。)に必要な処理の方針を指示して決定書案を作成させなければならない。この場合において、起案責任者が不在のときは、当該起案責任者の下位の職にある者に順次その事務を代行させるものとする。

2 起案責任者は、前項の指示を受けたとき、又は必要があるときは、決定書案を自ら起案し、又は事務担当者に起案させて作成しなければならない。

3 軽易又は定例的な事項については、事務担当者において決定書案を起案するものとする。

(起案の方法)

第21条 決定書案の起案は、起案用紙(別記第6号様式)を用い、次に定めるところにより行わなければならない。ただし、別に定めのある場合は、この限りでない。

(1) 決定書案には、必要がある場合は、案文の前又は次に起案理由、準拠法令その他参考となる事項を記載すること。

(2) 決定書案には、必要な関係資料を整理して添付すること。

(3) 起案用紙の取扱の欄には、当該事案の区分に対応する必要な表示を記載すること。

2 軽易又は定例的な事案の決定については、前項の規定にかかわらず、付せん紙又は文書の余白を用いて起案することができる。

(例文処理)

第22条 令達文書(訓令を除く。)、一般文書及び法令の規定により様式が定められている文書のうち、常例の案文によることができる事案についての起案は、当該案文についてあらかじめ決裁権者の承認を受けた後、一定の帳簿により行うことができる。

(合議及び協議)

第23条 起案責任者は、決定書案が次の各号に該当するときは、当該各号に定めるところにより、必要な合議又は協議を行わなければならない。

(1) 決定の内容について規則その他の定め等により他の課長等の承認、確認等の必要がある場合 決定書案(前条の帳簿を含む。以下同じ。)により、当該承認、確認等の権限を有する者に合議すること。

(2) 決定の内容に関係のある事務を主管する他の課等がある場合 会議又は口頭により、当該課等に協議すること。

第24条 決定書案の合議を受けた課長等は、当該決定書案について意見を異にするときは、その意見を添えて主務課に返付しなければならない。

2 合議を受けた決定書案で施行前に再回を要するもの又は施行後にその写しを要するものには、その旨を記載するものとする。

第25条 起案責任者は、合議し、又は協議した決定書案が廃案となったときは、その旨を合議先又は協議先に通知しなければならない。

(総務課長等への合議)

第26条 次に掲げる決定書案は、事前に総務課長に合議しなければならない。ただし、総務課長の指定するものについては、この限りでない。

(1) 法規文書、令達文書(訓令に限る。)

(2) 議会に提案する議案

(3) 不服の申立てに関するもの

(4) その他決定の内容が重要又は異例に属するもの

(決定書の処理)

第27条 決定書案について決定を受けたときは、決定書又は第22条の規定による帳簿にその決定年月日を記入しなければならない。

(口頭又は電話による事務の処理)

第28条 口頭又は電話による照会、回答、報告等の事項で重要なものについては、起案書を用い、事前に発議し、及びその経過を供覧しなければならない。この場合、通話先、通話時刻等必要事項を付記するものとする。

2 前項の規定による処理は、口頭又は電話により受理した場合においても同様とする。

(国外通話発信の処理)

第29条 国外に電話を発信するときは、総務課長の承諾を得なければならない。

(事務処理の簡素化)

第30条 事案の処理について軽易なもの又は定例の事項については、例文を定め、又は帳票等に記載して処理するように努めなければならない。この場合、その処理を定めようとするときは、あらかじめ総務課長と協議するものとする。

2 庁内における照会、通知等については、特に必要な場合のほか文書の往復を避け、庁内情報システムの活用又は合議の方法によるものとする。

(文書の公布等の処理)

第31条 法規文書、令達文書及び公示文書は、文書の区分ごとに令達簿に登載し、公布又は公表を必要とするものは、東神楽町公告式条例(昭和25年条例第26号)の定めるところにより処理しなければならない。

2 前項の規定による文書の番号は、文書の区分ごとに暦年ごとの一連番号とする。

第4章 事務の施行及び発送

(既決文書の処理)

第32条 決裁の終わった文書で浄書、発送、その他施行を要するものは、速やかに処理しなければならない。この場合、起案文書にあっては、担当者において施行完了の日付を記入しなければならない。

2 前項により処理の終わった文書及び決裁の終わった文書で別段の処理を要しない文書は、担当者において完結した日付を記入しなければならない。

(浄書の処理)

第33条 浄書を必要とする文書は、総務課長に合議のうえ主管課においてすみやかにこれを処理するものとする。

(校合)

第34条 文書を浄書したときは、必ず原議と校合しなければならない。

(発信者名)

第35条 文書の発信者名は、町長名(委任事務については、当該受任者名)を用いる。ただし、次の各号の一に該当する文書は、当該各号に定める発信者名をもってすることができる。

(1) 町の各施設が対外的に発送する文書で、その内容が軽易なもの 当該施設の長の職名

(2) 庁内の往復文書及びこれに類するもの 副町長又は当該課長等の職名

(3) 往復文書で軽易なものの回答 当該課長等の職名

(発信連絡先)

第36条 施行文書のうち送付を要するものには、その本文の末尾に、主管の課名等当該文書についての連絡先を括弧を付して表示するものとする。

(文書の記号及び番号)

第37条 文書には、文書の記号及び番号をつけなければならない。ただし、軽易な文書については、「事務連絡」として処理することができる。

2 文書の記号は、別表に定めるところによる。

3 文書の番号は、文書管理簿により、会計年度ごとの一連番号とする。ただし、同一事件に属する往復文書は、その事件が完結するまで同一の番号を用いなければならない。

(公印の押印)

第38条 施行文書のうち送付を要するものには、公印を押さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(発送)

第39条 郵便等による文書の発送は、総務課において行うものとする。

(発送手続)

第40条 発送文書は、主務課において封入又は包装し、急を要する場合のほかは、総務課長が指定する時間までに総務課に回付しなければならない。この場合、書留、速達等特殊郵便等の扱いをする郵便物等及び大量に発送する郵便物等については、別に依頼しなければならない。

2 発送文書について、その型式が特殊なものについては、あらかじめ総務課と協議しなければならない。これらをあらかじめ印刷する等の場合においてもまた同様とする。

(総務課における発送手続)

第41条 総務課において発送文書を受けたときは、郵便物等発送簿に登載し、発送の処理をしなければならない。この場合、料金の支払いは、原則として料金後納の扱いで処理するものとする。

(発送の例外)

第42条 発送文書のうち、郵便等によることができないもの又は適当でないものについては、職員その他適宜の方法により送達することができる。この場合、主務課は、別に総務課に依頼しなければならない。ただし、職員により送達する場合は、この限りでない。

第5章 文書の整理及び保存管理

(文書の整理)

第43条 文書は、常に整理してその所在及び処理状況等を明確にするとともに、必要に応じて目的の文書が迅速に取り出せるよう体系的に分類し、管理しなければならない。

2 重要な文書は、紛失、盗難、火災等の予防を完全にしておくとともに、災害時に際しては、いつでも持ち出すことができるようにしておかなければならない。

(文書の保管、保存等)

第44条 完結文書及び処理途中の文書は、伝票その他特別な扱いをすることが適当なものを除き、東神楽町文書管理規程(平成14年訓令第2号)第6条第1項に定める文書分類基準表に基づいて整理、保管しなければならない。

2 文書の分類、編集、保存等については、別に定めるところによる。

第6章 雑則

(電報及び電子郵便の発信)

第45条 公務上発信する電報及び電子郵便は、総務課において発信する。この場合、発信を必要とする課は、所定の用紙に電文又は通信文を記載し、総務課にその発信を依頼しなければならない。

2 第42条第1項の規定は、電報及び電子郵便について準用する。

3 急を要する電報及び電子郵便を発信する場合で、総務課において発信することができないときは、第1項の規定にかかわらず、発信を必要とする課において発信することができる。この場合、発信した課長等は、その旨を総務課に報告しなければならない。

(郵便切手等の要求)

第46条 郵便切手等を必要とするときは、総務課長にその交付を要求しなければならない。

2 前項によって郵便切手等の交付を受けたときは、その使用の結果を総務課長に報告しなければならない。

(委任)

第47条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。

附 則

1 この規程は、平成14年4月1日から施行する。

2 改正前の規定による帳票は、現在庫に限り当分の間使用することができる。

附 則(平成17年訓令第2号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年訓令第4号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第5号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令第2号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令第6号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成25年訓令第4号)

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第3号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第1号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第37条関係)

文書記号

総務課

東神総務

まちづくり推進課

東神ま推

会計課

東神会計

税務課

東神税務

くらしの窓口課

東神く窓

健康ふくし課

東神健ふ

産業振興課

東神産業

建設水道課

東神建水

国保診療所

東神診療

様式 略

東神楽町事務処理規程

平成14年4月1日 訓令第2号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政通則/第1章 組織・処務/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年4月1日 訓令第2号
平成16年4月1日 訓令第2号
平成17年3月30日 訓令第2号
平成18年9月22日 訓令第4号
平成19年3月26日 訓令第1号
平成19年9月19日 訓令第5号
平成21年3月30日 訓令第2号
平成23年3月30日 訓令第6号
平成25年3月29日 訓令第4号
平成26年3月28日 訓令第1号
平成27年3月30日 訓令第3号
平成28年3月29日 訓令第1号