(趣旨)

第1条　この規程は、上川管内電算事務共同処理協議会事務処理規程(平成29年規程第6号)第18条の規定に基づき、完結文書の整理、編さん及び保存に関し必要な事項を定める。

(文書の整理)

第2条　文書は、常に整理してその所在及び処理状況等を明確にするとともに、必要に応じて目的の文書が迅速に取り出せるよう体系的に分類し、管理しなければならない。

(文書の保管、保存等)

第3条　完結した文書は、事務局にいて暦年ごとに完結の月日順に年度、簿冊名、保存年限を表記して、整理、編さんし、これを保存しなければならない。ただし、会計に関するものは、会計年度によるものとする。

(文書の保存期間)

第4条　完結した文書の保存期間は、次のとおりとする。

(保存文書の廃棄)

第5条　事務局長は、保存期間を経過した保存文書を廃棄するときは、主監の決裁を得て廃棄しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略できる。

(書庫の管理)

第6条　書庫は、事務局長が管理し、その管理に当たっては、常に良好な状態にしておかなければならない。

(その他)

第7条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、事務局長が別に定める。