○上川管内電算事務共同処理協議会事務処理規程
平成29年3月16日
規程第6号
(目的)
第1条 この規程は、事務の処理を適正にし、かつ能率的な運営を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。
(事務処理の原則)
第2条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。
2 文書による事務の処理は、決裁を受けて行うものとする。
3 文書の処理は、正確かつ迅速に行い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。
4 電磁的記録による文書の事務処理等については、軽易なものを除き、この規程の定めるところによる。
(例規文書の種類)
第3条 文書のうち、次に掲げる文書は例規文書とし、制定、改正又は廃止をするときは、総会の議決若しくは会長の決裁を経て施行しなければならない。
(1) 規約 総会の議決を経て制定、改廃をする。
(2) 規程 会長の決裁を経て制定、改廃をする。
(3) 要綱及び内規 会長の決裁を経て制定、改廃をする。
(文書の総括)
第4条 事務局長は、事務局における文書の管理に関する事務を総括し、協議会における文書及びこれに付随する物品の収受、配布並びに完結文書の保存の事務を掌理する。
2 事務局長は、事務局における文書事務に関し必要な調査を行い、並びに文書事務に関する指導及び改善に努め、適正かつ円滑な運営を図らなければならない。
(文書等の収受及び配布)
第5条 到着した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、総務係において直ちに次の方法で処理しなければならない。ただし、郵便によらない文書類で軽易なものについては、当該文書の事務の主務係において、直接収受し処理しなければならない。
(1) 普通文書は、開封のうえ文書の欄外に受付印を押し、事務局長の閲覧を経て主務係へ配布しなければならない。
(2) 親展文書は、封のまま封皮に受付印を押し、事務局長の閲覧を経て各々に配布しなければならない。
(3) 現金及び金券を添付した文書は、金券等交付簿に登記のうえ、文書の欄外に受付担当者印を押し、文書は主務係に、現金及び金券は事務局長に配布し認印を受けなければならない。
(5) 図書及び物品は、事務局長の検分を受けた後、主務係に配布しなければならない。
(収受文書の特別閲覧)
第6条 事務局長は、収受文書のうち、至急会長の閲覧に供すべきであると認められるもの又は異例にわたると認められるものについては、主務係に配布する前に会長の閲覧に供さなければならない。
(電話又は口頭の受理)
第7条 電話又は口頭で受理した事項は、その要領を記録し事務局長の決裁を受けなければならない。
(文書の取扱)
第8条 文書は、常にていねいに取り扱うとともに、受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。
2 文書は、即日の内に処理しなければならない。ただし、即日処理できない文書は、事務局長の指示を受けて処理するものとする。
3 重要又は異例に属する文書は、あらかじめ事務局長の指示を受けなければならない。
4 秘扱い文書は、「秘」と朱書のうえ、特に細心の注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。
5 文書のとじ方は、特殊な場合を除き左とじとし、容易に分離しないようにとじなければならない。
(文書の起案)
第9条 文書の起案は、起案用紙を使用し、簡明な件名を付して、必要により本文の前に起案理由、参照事項、関係書類又は法令等を順次に付記又は添付しなければならない。
2 軽易又は定例的な事案の決定については、前項の規定にかかわらず、付せん紙又は文書の余白を用いて起案することができる。
3 文書は、簡易平易に常用漢字、ひらがな及び現代仮名づかいを用い、口語体で正確に記入しなければならない。
4 電報の起案は、特に簡明にし、約字又は符号のあるものはなるべくそれを用い、電文を記入しなければならない。
(文書の決裁及び合議)
第10条 起案文書は、速やかに決裁を受けなければならない。
2 他の係等に関係のある起案文書は、その係等に合議しなければならない。
3 前項の合議を受けた者は、当該起案書案について意見を異にするときは、その意見を添えて主務係に返付しなければならない。
(未完結文書の取扱)
第11条 未完結文書は、便宜の方法で区別し、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
2 未完結文書で、合議又は協議した決定書案が廃案となったときは、その旨を合議先又は協議先に通知しなければならない。
(文書の記名)
第12条 決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)の記名は、上川管内電算事務共同処理協議会及び会長名を表示しなければならない。ただし、簡易なものについては、事務局長名を用いることができる。
2 施行文書のうち、送付を要するものについては、その本文の末尾に主務係等の名称を表示するものとする。ただし、表彰状その他これらに類するものについては、この限りでない。
(文書の浄書)
第13条 文書の浄書及び校正は、主務係等において処理しなければならない。
(文書の記号及び番号)
第14条 文書には、文書の記号及び番号をつけなければならない。ただし、軽易な文書については、「事務連絡」として処理することができる。
2 文書の記号は、別表に定めるところによる。
3 文書の番号は、文書管理簿により、会計年度ごとの一連番号とする。ただし、同一事件に属する往復文書は、その事件が完結するまで同一の番号を用いなければならない。
(公印の押印)
第15条 施行文書のうち送付を要するものについては、公印を押さなければならない。ただし、簡易なものについては、この限りでない。
(文書及び物品の発送)
第16条 発送を要する施行文書及び物品は、主務係等において封入又は小包に梱包するなどして宛名を明記し、退庁時間1時間前までに総務係に回付しなければならない。ただし、急を要する場合は、この限りでない。
(発送の方法)
第17条 総務係は、前条により回付を受けた施行文書及び物品を、安価な手段によって料金後納扱いで発送しなければならない。
(文書の編さん、保存)
第18条 文書の処理が完結したときは、別に定めるところにより編さん、保存しなければならない。
(文書の持ち出し、閲覧等)
第19条 協議会の文書は、特別の定めがある場合を除き、事務局長の承認を得なければ、これを外部に持ち出し、第三者に閲覧させ、又は謄写の交付をしてはならない。
(委任)
第20条 この規程に定めるもののほか、事務処理の管理に関し必要な事項は会長が属する町の例による。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成29年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日の前日までに、上川管内電算事務共同処理協議会処務規程の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によりなされたものとみなす。
別表(第14条第2項関係)
区分 | 文書記号 |
総務係 | 上電総務 |
業務係 | 上電業務 |